Imagine se gigantes como a Ford e o McDonald´s não tivessem operações e procedimentos padrão em sua cadeia de produção? Será que essas empresas chegariam onde chegaram e teriam resultados tão expressivos ao longo da história? Provavelmente, não.
Ok, mas o que a minha empresa tem a ver com isso se não é uma gigante com essas? Acredite, vocês têm mais em comum do que imagina, afinal, exercem atividades e precisam lucrar. Por isso, vamos apresentar uma ferramenta muito útil para padronizar e otimizar as operações de companhias de todos os portes e segmentos: o POP.
O Procedimento Operacional Padrão é um roteiro elaborado pela empresa para orientar as pessoas sobre o que precisa ser feito e como deve ser feito, visando padronizar as atividades e garantir a qualidade.
Mas será que é preciso investir no POP em todas as atividades da organização? Não necessariamente. Neste artigo, vamos explicar como esse tipo de procedimento funciona, por que você deve aplicar na sua empresa, o que ele precisa ter e muito mais. Aproveite a leitura!
Neste conteúdo você encontra informações sobre:
- Como funciona o Procedimento Operacional Padrão?
- Qual a diferença entre padronização e processos?
- Quais são os benefícios e por que o POP é importante?
- Exemplos de tipos de POP existentes
Como funciona o Procedimento Operacional Padrão?
O POP é um documento desenvolvido pela empresa para apresentar as instruções da sequência e o passo a passo de como as tarefas precisam ser feitas.
Você já ouviu falar como o McDonald´s planejou a linha de produção e montagem dos lanches desde a inauguração? Esse é um dos fatores que fazem dele o sucesso que é até hoje.
O processo de venda dos lanches foi estudado detalhadamente e, com isso, os sócios elaboraram uma espécie de roteiro: uma pessoa recebe os pedidos, repassa aos colaboradores que atuam na montagem — que era (e ainda é) feita de forma bastante padronizada — e, com isso, ganharam ainda mais agilidade no atendimento.
É esse o conceito que você precisa entender sobre o POP e aplicar a partir do conhecimento profundo do negócio para que processos importantes sejam padronizados.
E isso nos faz voltar à pergunta feita no início: é preciso realizar o POP em todas as atividades da empresa? Não, nem sempre, mas isso depende do modelo de negócio e das necessidades internas.
Tenha em mente que o POP deve ser direcionado, principalmente, às atividades prioritárias da organização caso seja complexo elaborar documentos para todas as ações desenvolvidas.
Qual a diferença entre padronização e processos?
Vale destacar que o POP não é um processo em si, mas sim, uma forma de padronizar processos. E qual a diferença?
Enquanto o processo é uma sequência contínua de várias ações para que algo se desenvolva, a padronização é tornar esse processo uniforme, sob regras que todos devem seguir para otimizá-lo.
Pense, por exemplo, no processo de criação de um carro. Para construir um automóvel são necessárias várias etapas — entre elas, a estruturação, a funilaria e a pintura. Cada uma dessas fases deve ser padronizada para que o processo seja bem-feito, com qualidade e garanta o nível de produção desejado pela empresa.
Quais são os benefícios e por que o POP é importante?
O principal objetivo do POP é oferecer o melhor funcionamento possível ao processo e mantê-lo. É como aquele ditado que diz que “em time que está ganhando não se mexe”. Assim, tornar as atividades padronizadas resulta nos seguintes benefícios para a empresa:
- minimiza as possibilidades de desvios de conduta;
- reduz as chances de erros e isso resulta em menos custos com refações;
- garante a qualidade do processo, o que assegura a entrega de um produto de qualidade superior ao cliente;
- melhora a produtividade da equipe, pois os colaboradores já terão uma visão clara do que deve ser feito e como fazer;
- evita a ocorrência de acidentes de trabalho;
- diminui as falhas na comunicação, uma vez que o POP demonstrará com clareza o papel de cada um no processo.
Quais elementos um POP deve conter?
Um POP deve ser simples, objetivo e de fácil compreensão. Porém, isso não quer dizer que ele não possa ser completo, pois quanto mais rico de elementos que ajudarão as pessoas a entenderem, tanto a finalidade do documento quanto das atividades que precisam ser feitas, melhor.
Para isso, é interessante compor o planejamento com informações aprofundadas, além de:
- nome do procedimento ou do projeto a que ele se destina;
- nome do responsável pela realização do POP;
- área em que será aplicado;
- colaboradores responsáveis pelas tarefas;
- objetivo do procedimento;
- sequência de passos que deve ser seguida por cada área;
- descrição de siglas, caso elas sejam utilizadas para descrever setores e atividades;
- materiais que serão utilizados na execução de cada atividade;
- referências (podem ser fotos, gráficos, estatísticas, prints de tela, entre outros);
- informações do que pode e o que não pode ser feito;
- estimativa dos resultados finais;
- frequência de atualização.
Exemplos de tipos de POP existentes
O POP pode ser elaborado pela própria empresa e não há um único modelo a ser seguido. Inclusive, o mais indicado é que cada companhia produza o seu formato ideal, de acordo com as particularidades do negócio. Porém, selecionamos alguns tipos para você se inspirar:
Produção
Empresas que produzem equipamentos e peças e que lidam com várias etapas de produção podem seguir esse modelo de descrição da padronização operacional.
Nele, devem ser detalhados todos os estágios, com foco especial nas normas e requisitos importantes para a comercialização do produto.
Segurança
O modelo de POP voltado para medidas de segurança deve conter os procedimentos necessários para agir em situações de urgência e emergência e que podem colocar a vida das pessoas em risco. Além de ser uma forma de evitar acidentes no trabalho, é um respaldo para a empresa em caso de auditoria externa.
Qualidade
Uma das principais vantagens de se investir no POP é pela priorização da qualidade dos processos. Quando eles não podem ter erros, precisam seguir as etapas detalhadamente planejadas, e para isso é fundamental elaborar um POP com foco na qualidade.
Nesse modelo, devem ser descritas as quantidades ideais, os parâmetros a serem seguidos, as formas de realizar cada processo e tudo aquilo que deve ser seguido rigorosamente pela equipe.
Armazenamento
Imagine uma produtora de vinhos em que cada funcionário armazena os produtos de um jeito diferente. Algumas dessas produções podem perder a qualidade se não conservadas do modo correto, certo?
O mesmo acontece em um grande setor de arquivo em que não há padronização no processo de registro e organização. Quando for necessário encontrar algum documento, o trabalho será muito maior. É para evitar esse tipo de situação que existe o modelo de POP para armazenamento.
Por fim, vale lembrar que o documento deve ser compartilhado entre os colaboradores apenas quando a versão final for concluída. Do contrário, poderá causar confusão entre os integrantes do time e cada um pode desempenhar um processo de forma diferente.
Além disso, é preciso ter atenção à atualização periódica do Procedimento Operacional Padrão para a empresa não cometer o erro de desempenhar atividades obsoletas e que, muitas vezes, só atrapalham a fluidez das tarefas.
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