Fazer a gestão de benefícios de saúde não precisa ser uma dor de cabeça! Saiba como uma plataforma online pode facilitar o trabalho.
Uma das funções mais importantes do RH — entre as muitas existentes — é fazer a gestão de saúde corporativa dos colaboradores. E certamente ter que administrar a movimentação dos colaboradores em planilhas de Excel ou usando plataformas que são pouco intuitivas não é o ideal para realizar esse trabalho complexo.
Isso porque você vai ter muito mais trabalho no gerenciamento de benefícios se não há uma plataforma que os centralize — o que também dificulta a visibilidade das movimentações e das faturas.
Mas, pensando em facilitar o seu trabalho, a Pipo criou uma plataforma que transforma todos esses trabalhos em um só. Assim, você consegue reduzir o tempo com tarefas operacionais e consegue focar nas tarefas estratégicas — que são mais importantes e geram conquistas mais significativas para toda a empresa.
- O papel do RH na gestão de benefícios em saúde
- Conheça a plataforma da Pipo e saiba como ela pode te ajudar
- Outras soluções da Pipo
Se você quer entender da plataforma em um vídeo:
O papel do RH na gestão dos benefícios de saúde
Ser o responsável pela gestão dos benefícios de saúde dos colaboradores é uma atribuição e tanto. São centenas de documentos, faturas, prazos e tarefas que podem parecer intermináveis.
É preciso ser ágil para fazer esse trabalho de maneira que ele não ocupe todo o seu tempo, afinal existem muitos outros afazeres que você precisa dar conta, e qualquer erro pode significar problemas tanto para os colaboradores quanto para a empresa.
Como a gestão de benefícios de saúde é feita hoje
Estamos falando de um trabalho que, como já foi dito, demanda muito tempo. Além do tempo gasto, requer muitos documentos e informações dos colaboradores, assim como dos seus dependentes. Ou seja, um documento que deixou de ser entregue trava todo o processo.
Tudo isso faz com que você acabe fazendo tarefas que são secundárias e isso também não é interessante. Nem para você, que começa a se frustrar e desanimar com o trabalho, quanto para a empresa, que possui demandas que precisam ser atendidas e acabam se acumulando.
É claro que se a empresa em que você trabalha for pequena, os desafios diminuem, mas caso seja uma empresa de tamanho médio ou grande a necessidade de ajuda se torna uma tarefa gigantesca!
Tecnologia e inovação: alternativas para melhorar e acelerar a gestão em saúde
Pensando em todo esse contexto que atinge muitos profissionais como você, a Pipo criou uma plataforma que pode:
- reduzir os erros nas faturas (e a sua preocupação com eles) evitando riscos financeiros para a empresa
- agilizar a movimentação de inclusões e exclusões de colaboradores evitando insatisfações e feedbacks negativos para você ou seus superiores
- centralizar todas as informações dos beneficiários
- oferecer total transparência de processos
Conheça a plataforma da Pipo e saiba como ela pode te ajudar
Painel
Ao fazer o login na plataforma, você verá a nossa tela inicial, chamada de Painel. Nessa tela, você encontra todos os status das movimentações: seja uma inclusão ou uma exclusão.
Na seção de inclusões, é possível acompanhar quantas inclusões estão com os colaboradores, quantas estão pendentes, as inclusões que estão sendo processadas e as concluídas. As concluídas você consegue ver somente as dos últimos 07 dias corridos. Depois desse prazo, você encontra na aba Membros que é o próximo item.
Para entender o status das movimentações com mais detalhe, clique em “Ver status completo”.
Nesta seção você consegue acompanhar as informações de dependentes e titulares. Você pode ver:
- As informações do beneficiário
- Se é uma inclusão ou uma exclusão
- O tipo de benefício
- O status da movimentação
- A última atualização
- Tipo de status
Para ter ainda mais detalhes sobre o andamento dessa movimentação, é só clicar no nome do beneficiário. Nesse caso você poderá acompanhar as pendências, como documentos que estão faltando ou prazo de conclusão, além de conseguir visualizar os dependentes e todo o histórico da movimentação. Este é um ponto crucial, para que você tenha mais autonomia na gestão dos seus benefícios!
Uma informação bem importante é que aqui você acompanha também a auto inclusão, que é quando você envia o formulário para o seu colaborador colocar os dados dele. Você vai ter aqui a informação de que está esperando para que o beneficiário preencha, e caso ele não encontre no e-mail dele, você consegue reenviar o formulário para ele preencher o quanto antes ou cancelar o formulário, caso ele não tenha mais acesso ao benefício.
Membros
Ao entrar na aba Membros você consegue acompanhar todos os seus colaboradores ativos e inativos, clicando na parte superior da tela. Se tiver uma setinha do lado do nome do colaborador - ou "membro", como chamamos na Pipo - é porque ele tem um dependente.
Nessa tela mesmo é possível visualizar os benefícios que o seu colaborador possui (saúde, odonto, etc), de acordo com os ícones.
Na parte superior direita você tem a opção de baixar a base de vidas completa, aqui você vai extrair um excel com todas as informações dos seus colaboradores e seus dependentes. Também é possível procurar pelo nome do membro na barra de pesquisa para encontrar mais informações sobre ele.
Ao clicar no nome do membro, você consegue ver detalhes das informações dos seus colaboradores: dados pessoais, vínculo ou dados de contato. E, além disso, acompanhar em quais benefícios esse colaborador está cadastrado e se ele possui dependentes.
Voltando para a aba Membros, você terá a opção de incluir benefícios. É possível incluir um novo benefício para um colaborador que já está na sua base. Por exemplo, um colaborador que na admissão não optou pelo plano odontológico, mas depois de um tempo viu que quer o plano odontológico, então ele poderá ser cadastrado por você no plano odontológico, é só clicar em “incluir benefícios”.
Uma informação importante é que você não vai conseguir editar dados do colaborador, ou seja, se você entrar em “Ver dados” e não identificar alguma informação ou identificar que alguma informação está incorreta, é preciso entrar em contato com o time de suporte da Pipo, para que a alteração de dado seja feita, por enquanto, por fora da Plataforma.
Movimentar
Na aba Movimentar você terá a opção de fazer uma inclusão ou então uma exclusão. No campo Inclusão > Fazer uma inclusão pela própria plataforma, você irá colocar todas as informações do colaborador, anexar a documentação (se for necessário) e enviar para que a Pipo dê andamento no processo.
Também existe a opção de enviar a inclusão para o seu colaborador. Neste caso, você preenche as informações básicas como nome e e-mail, a informação de benefícios e envia um formulário para o email do colaborador para que ele termine o processo de inclusão. Essa é aquela informação que você consegue acompanhar lá no painel.
Caso o colaborador não encontre o e-mail, você consegue reenviar clicando nos três pontos e depois em Reenviar formulário > Ver status completo na aba Painel. A plataforma ainda não permite incluir dependentes por auto-inclusão, nesse caso você precisará incluir os dados no formato “Incluir pela plataforma” em “incluir dependentes”.
Quando você for incluir pela plataforma, pode tanto incluir um titular já com os seus dependentes — como no processo de admissão — ou então incluir somente o dependente quando a pessoa casou ou teve filhos. Lembre-se: se o titular já tem dependentes definidos, é importante cadastrá-los na mesma hora da inclusão do titular, para que entrem sem carência. E não se esqueça do prazo para entrar sem carência em caso de casamento e nascimento.
Em “Incluir titular” preencha todas as informações. Se for necessário, inclua a documentação e envie para que a Pipo faça o cadastro. Se você possui a opção de centro de custo dentro da sua empresa, é aqui que vai colocar essa informação.
O processo de exclusão é um pouco mais simples, basta clicar em Excluir pela plataforma, pesquisar no campo de busca qual o colaborador que quer excluir e fazer todo o processo respondendo às perguntas para que a Pipo dê andamento a essa solicitação.
Tanto para inclusão quanto para exclusão, você vai ser informado também via e-mail, seja por uma falta de documentação ou um aviso que o processo de movimentação foi concluído.
Arquivos
Na aba Arquivos você terá acesso a vários arquivos interessantes para o seu dia-a-dia como RH. Pode enxergá-los todos juntos de uma única vez ou filtrar pelas categorias que quer que apareça na sua plataforma. Você pode ver o nome do arquivo, a categoria que ele está, quando foi a última atualização desse arquivo e baixá-lo para ter no seu computador para acessar sempre que precisar da informação.
Faturas
Agora vamos encerrar pela Fatura. Aqui você tem acesso a todas as faturas ou pode filtrar pelos benefícios que sua empresa tem pela Pipo. Também é possível enxergar todo o histórico ou então somente suas últimas duas faturas. O time da Pipo sempre envia a fatura 10 dias antes do vencimento e ela já estará conferida no layout da Pipo em excel com todas as informações necessárias.
Quando a fatura fica disponível na plataforma da Pipo, o RH receberá um e-mail avisando e alguns lembretes como: “Faltam 5 dias para o vencimento”.
Aqui você tem acesso ao nome da fatura, qual a competência, ou seja, a qual período esse pagamento se refere, qual o valor da cobrança, quando ela vence e você terá acesso aos arquivos. Basta clicar em baixar!
Além disso a gente tem a opção de observação da Pipo, esse é um campo bem importante, todas as faturas na Pipo passam por um processo de conferência com o nosso time de Faturamento. Se eles identificarem qualquer divergência, ela será sinalizada neste campo.
Lembrando também que faremos uma conferência após o vencimento e, caso o pagamento não tenha ocorrido, vamos entrar em contato, pois a inadimplência gera bloqueio de atendimento nas operadoras.
Suporte
No canto inferior direito você encontrará um botão para a aba Suporte. Este é um canal para que você fale diretamente com o nosso time, que está 100% focado em atender demandas operacionais como dúvidas de movimentações, faturas e bugs da plataforma.
Sugestão
Agora, se você quiser dar uma sugestão ou um feedback da Plataforma, clique no botão “Faça uma sugestão” e preencha o formulário. Os feedbacks vindos dos nossos clientes são muito importantes para nós!
Veja o depoimento de um de nossos clientes sobre a Pipo!
Outras soluções da Pipo
Agora que você já conhece tudo sobre a plataforma para gerenciar os benefícios de saúde, que tal saber o que mais podemos fazer por você?
Gestão em saúde baseada em dados
A inovação na Pipo não se restringe à plataforma para gestão de benefícios. Com a Gestão em saúde baseada em dados, o RH da empresa consegue acompanhar mais de perto a saúde dos colaboradores para trabalhar de maneira mais efetiva no suporte à saúde de toda a equipe.
Já com o Raio-X de Saúde você consegue ter acesso aos dados de uso do plano de saúde dos colaboradores. Ou seja, entender com qual frequência e para quais finalidades o plano de saúde está sendo usado.
Desta forma, é possível ter insights para sugerir programas de saúde que vão atuar na prevenção de doenças. Assim é possível evitar que ele fique muito oneroso para a empresa e, ao mesmo tempo, que os colaboradores tenham a melhor cobertura para a manutenção da sua saúde e bem-estar.
E se é possível ter mais clareza sobre o panorama de bem-estar da sua equipe através do Raio-X, isso só aumenta com o Questionário Minha Saúde. Afinal de contas, quem pode dizer com mais propriedade como anda a saúde do seu colaborador do que ele mesmo?
Finalmente, diante das informações geradas com estes dois apoios, é possível planejar Ações e Programas de Saúde para prevenir doenças ou incentivar o tratamento das que já estejam acontecendo - especialmente transtornos mentais, que ainda geram uma resistência.
Cuidado à saúde do colaborador
Mas nós fazemos mais do que facilitar o trabalho do RH com a gestão de saúde: nos preocupamos com a saúde dos colaboradores a nível individual! Por isso, também oferecemos uma série de serviços focada nos usuários.
Com o Suporte humanizado, a Ajuda de especialistas para esclarecer todas as dúvidas dos colaboradores e o Acolhimento do time de saúde Pipo para os casos de saúde mais complexos; o colaborador conta com uma rede de apoio que vai assegurar toda a ajuda necessária para cuidar de si mesmo e pode ficar tranquilo de que sua saúde estará em ótimas mãos.
Consultoria Estratégica de Saúde
Caso a sua empresa ainda não esteja satisfeita com o plano atual, nós também oferecemos uma consultoria estratégica de saúde para que você contrate o melhor para o seu caso.
Mas, se você estiver satisfeito com a sua operadora ou plano atual, nós podemos te ajudar fazendo a portabilidade — o que anula o tempo de carência para funcionários.
Com o Desenho específico de pacote para os benefícios do cliente nós buscamos dados sobre as necessidades da sua empresa e relacionamos com os melhores benefícios existentes no mercado com o máximo de transparência — inclusive sobre a remuneração como corretora.
Desta forma, você tem clareza sobre o que está contratando e pode escolher o plano que melhor vai atender os seus colaboradores.
Conheça um de nossos cases e veja como a Pipo pode também te ajudar com economia no plano de saúde!
