Nine Box: o guia definitivo para uma avaliação de desempenho eficaz

Conhecer o desempenho e o potencial de crescimento de cada colaborador é fundamental para conseguir mensurar o crescimento da empresa e, assim, cuidar melhor da sua saúde financeira.

Além disso, esses dados te permitem conhecer os talentos, fazer uma boa estratégia de retenção e trabalhar para que todas as áreas da empresa funcionem da melhor maneira possível.

Mas como saber se o colaborador está entregando um desempenho compatível ao resultado esperado? A Matriz Nine Box é uma das ferramentas mais assertivas entre as que existem atualmente.

Continue a leitura para conhecer tudo sobre ela!

Neste artigo você encontra:

O que é 9 box?
Como funciona essa matriz?
Qual a importância da matriz Nine Box?
Quais os benefícios da Nine Box para as equipes?
Quais os principais erros ao aplicar essa matriz?
Como colocar em ação essa metodologia de avaliação?
Quais são os 9 quadrantes?
Como saber em qual quadrante colocar cada avaliado?

O que é 9 box?

A metodologia Nine Box - ou “Nove Caixas” - nasceu nos Estados Unidos durante os anos 70 e foi desenvolvida para ajudar empresários a identificar em quais nichos de negócios eles deveriam investir.

Atualmente, a 9 Box, também conhecida como Matriz Nine Box, é muito utilizada para realizar avaliações de desempenho. Ela é aproveitada por empresas que querem melhorar a sua gestão de pessoas, considerando a produtividade e o potencial de desenvolvimento de cada colaborador.

Trata-se de uma ferramenta visual de baixo custo e fácil aplicação, que ajuda as empresas a tomar decisões mais assertivas e justas. Afinal, os profissionais não vão ser julgados com base na opinião de uma liderança já que todos os critérios são estabelecidos com antecedência e o feedback de vários gestores deve ser considerado.

Ela pode ser útil para reconhecer

funcionários que precisam de estímulos para se desenvolver
colaboradores que precisam ser desligados
identificar possíveis líderes
funcionários aptos para subir de cargo ou receber algum tipo de premiação

Como funciona essa matriz?

Como já falamos, a Matriz Nine Box é uma ferramenta visual. Ela é composta por dois eixos: o eixo do potencial (que está na vertical e representa o futuro) e o eixo do desempenho (que está na horizontal e representa o passado).

‍Cada funcionário avaliado será alocado em uma das nove caixas da estrutura, que representa o cruzamento dessas duas informações. Cada quadro deve conter uma descrição do profissional e indicações de quais devem ser os próximos passos para o desenvolvimento dele na organização.

Dessa forma, quanto mais para cima da matriz um funcionário estiver, maior o seu potencial. Quanto mais à direita um colaborador estiver, melhor o seu desempenho.

Mas o que isso significa na prática? O desempenho representa os objetivos alinhados com o profissional no momento da contratação, já o potencial é utilizado para verificar a capacidade do funcionário de assumir responsabilidades de atividades complexas no futuro.

Qual a importância da Matriz Nine Box?

O capital humano continua sendo o investimento mais importante para potencializar os resultados de qualquer empresa. E, embora os candidatos estejam se especializando cada vez mais, nem sempre é fácil encontrar um match certeiro entre os talentos disponíveis e a cultura do ambiente de trabalho.

Assim, a Nine Box pode ajudar a melhorar o aproveitamento dos colaboradores observando se eles precisam mudar de função para melhorar seu desempenho ou, caso estejam com o potencial de atuação médio ou alto, se podem entregar ainda mais sendo promovidos.

Quais os benefícios da Nine Box para as equipes?

Se aplicada adequadamente, a Matriz Nine Box traz inúmeras vantagens para a empresa e para os profissionais. Veja os principais benefícios:

Melhora o feedback

Após alocar um colaborador na matriz, ou seja, analisar como anda o desempenho e o potencial de um profissional, os gestores terão dados para realizar uma conversa transparente e construtiva com cada um deles.

Dessa forma, a empresa fortalece a cultura de feedback e permite que os colaboradores conheçam quais são os seus pontos fortes e quais pontos precisam ser trabalhados.

Aumenta a atração e retenção de talentos

Além do que já foi dito, quando a empresa avalia melhor o desempenho dos funcionários, consegue aplicar de maneira mais justa as políticas de incentivos, como premiações e promoções.

Esse reconhecimento não é importante só para melhorar os resultados através da mudança de função, mas pode aumentar bastante o engajamento dos funcionários que forem bem avaliados.

Tudo isso também gera um melhor posicionamento no mercado, algo fundamental para a atração de novos talentos.

Aperfeiçoa a tomada de decisão

Se um profissional sempre apresentou bom desempenho, mas não está conseguindo manter a qualidade nas entregas ultimamente, isso não significa que a empresa deve desligá-lo. Saúde mental, falta de motivação e problemas financeiros são alguns dos motivos que podem ter levado ele a ter essa queda de performance.

Com a 9 Box e outras ferramentas de gestão, a empresa tem mais facilidade de entender o que está acontecendo e buscar possíveis soluções para ajudá-lo. Já um colaborador que está com um ótimo desempenho e um excelente potencial pode ser um possível sucessor de liderança. Todas essas análises vão ser potencializadas com a utilização da matriz.

Quais os principais erros ao aplicar essa matriz?

Também é fundamental que você previna erros que podem desandar todo o processo. Afinal, quando falamos de avaliações de desempenho, é preciso colocar-se no lugar de quem está sendo avaliado. Dessa forma, uma série de problemas serão evitados.

Selecione pelo menos uma metodologia

Em primeiro lugar, as avaliações dos funcionários não podem ser baseadas apenas em sua opinião. Portanto, é preciso deixar achismos e questões pessoais de lado. Ao invés disso, selecione alguns métodos para a avaliação de cada funcionário.

Falaremos mais sobre isso no tópico “Como saber em qual quadrante colocar cada avaliado?”.

Ouça as lideranças

Além disso, consulte os líderes de cada equipe antes de fazer a classificação definitiva. Ouvir quem está acompanhando-os de perto pode te dar outro ponto de vista, algo que pode influenciar no desempenho final.

Respeite a individualidade dos funcionários

Por fim, jamais compartilhe os resultados sem realizar uma reunião antes.

Toda avaliação pode ser delicada ou estimulante. Em ambos os casos, é importante que a privacidade de cada pessoa seja respeitada.

Isso tem impacto direto na autoestima e sensação de cuidado com cada colaborador - o que pode impactar o clima organizacional da empresa.

Agora que você já sabe a importância, os benefícios e o que não fazer numa avaliação Nine Box, que tal aprender como implementá-la?

Como colocar em ação essa metodologia de avaliação?

Para ser uma ferramenta realmente eficiente, ela precisa ser muito bem planejada e executada. Confira alguns passos importantes para isso:

Analise as necessidades do negócio

É fundamental compreender quais são as competências mais relevantes e quais comportamentos são negativos em cada cargo. Isso é essencial para conseguir realizar uma boa avaliação de desempenho e construir uma matriz Nine Box adequada aos objetivos e necessidades da empresa.

Faça um cronograma

A aplicação precisa acontecer com frequência. Para permitir que gestores e colaboradores estejam preparados para a próxima rodada de avaliações e feedbacks, é interessante criar um cronograma.

Escolha um método de construção da matriz

Existem softwares específicos para a criação da Matriz Nine Box, mas a ferramenta também pode ser construída em uma planilha comum. O mais importante é que a estrutura seja desenvolvida seguindo a lógica que explicamos no início do texto.

Aproveite os resultados para criar estratégias

As informações da matriz dão boas dicas de feedbacks úteis aos colaboradores. Com ela, é possível ter uma visão mais coerente do futuro de cada funcionário dentro da empresa e criar medidas para o desenvolvimento profissional dos times.

É importante que a 9 box seja apoiada por outras metodologias e indicadores, como falaremos no último tópico deste artigo.

Quais são os 9 quadrantes?

Os nove quadrantes vão diferenciar cada colaborador de uma maneira que o plano é ação para que cada um fique bastante claro. Assim, você pode esperar resultados cada vez melhores no futuro.

Vamos entender melhor as características de cada um deles?

1. Comprometido

O colaborador comprometido tem um ótimo desempenho, entregando acima do esperado, mas pouco potencial de crescimento.

É importante que ele seja mantido na empresa e recompensado pelo bom trabalho, mas sem avançar muito para quadros de liderança. Afinal, nenhuma empresa se mantém só com líderes, não é mesmo?

Nesse sentido, reconhecer as diferenças entre os colaboradores como algo positivo também é muito importante.

2. Eficaz

Eficaz é aquela pessoa que quem tem um desempenho médio e um baixo potencial de crescimento. Tem a mentalidade bem parecida com um “quiet quitter” e é preciso analisar se vale a pena ou não mantê-lo no quadro de funcionários.

Um desempenho médio pode ser vantajoso em alguns cenários, mas pode ser insustentável a longo prazo.

3. Insuficiente

Já o colaborador chamado de insuficiente tem baixo potencial de crescimento e com a performance inferior ao desejado. É a situação mais desafiadora.

Vale a pena conversar com ele para entender o motivo do seu desempenho ruim e talvez mudá-lo de função, mas caso a situação não melhore faz sentido começar a pensar no seu desligamento.

4. Questionável

Assim como o quadrante anterior, o profissional que se encaixa neste oferece um risco para a empresa. Porém, ainda é mais provável que com a troca de função ou algum outro ajuste seu desempenho melhore, trazendo mais benefícios para a empresa.

Mas ainda é um funcionário que está na “zona de rebaixamento”.

5. Mantenedor

O mantenedor é um “médio, médio”. Ele faz o que se espera dele e tem algum potencial de crescimento, mas nada muito grandioso. Apesar disso, podem ser considerados bons colaboradores e é interessante pensar mais na sua retensão do que no seu desligamento.

6. Forte Desempenho

Nesse quadrante estão os que tem um médio potencial de crescimento, como o mantenedor, mas desenvolvem um trabalho que também está acima da média. São ótimos colaboradores e definitivamente muito importantes.

Com um incentivo a mais, podem ser transformados nos melhores profissionais disponíveis. Oferenda bônus, promoções e talvez até um day off como recompensa pelo ótimo desempenho.

7. Enigma

Alguns funcionários são um ponto de interrogação. Eles demonstram ter um alto potencial, no entanto, sua performance está bem abaixo do que se espera. Neste caso, também vale a pena chamá-lo para uma reunião 1:1 para entender o problema em questão. Afinal, ele claramente tem condições de entregar mais.

Pode ser que não tenha havido um fit cultural com a organização, mas também é possível que estejam havendo problemas pessoais com líderes ou colegas. Ainda é possível que ele esteja passando por algum problema pessoal.

Considere todas essas questões e tenha paciência.

8. Forte Desempenho

Outra situação de forte desempenho é quando sua entrega é mediana, mas ele tem um alto potencial de crescimento. Pode ser que seja um colaborador jovem ou que ele ainda esteja se adaptando à empresa.

De qualquer forma, é alguém extremamente valioso e que pode ser uma inspiração para os colegas. Até mesmo para os líderes. Com uma boa estratégia de retenção ele pode crescer ainda mais.

9. Alto potencial

Neste quadrante estão os maiores talentos da empresa. Eles entregam mais do que o esperado e ainda demonstram um alto potencial de aprendizado. Ou seja, em funções mais importantes eles podem garantir resultados ainda melhores para a empresa.

É preciso prestar bastante atenção neles para desenvolver as melhores estratégias de retenção de talentos, seja promovê-los, garantir bônus pela performance ou incentivar seu desenvolvimento. Além disso, conhecer melhor esses colaboradores pode te ajudar a entender como atrair talentos do mesmo nível.

Como saber em qual quadrante colocar cada avaliado?

Agora você já sabe tudo sobre a Nine Box, só falta mesmo avaliar cada colaborador. Mas já dissemos que essa avaliação não pode ser feita com base em achismo ou uma mera opinião sobre cada um.

É importante que esse processo tenha uma ou mais metodologias definidas. Recomendamos escolher pelo menos três para diminuir a chance de um resultado tendencioso.

Vamos ver quais são as opções?

1. Autoavaliação

Uma avaliação simples, mas muito saudável e eficaz é a autoavaliação. Como o nome já diz, nesse formato é o próprio colaborador quem avalia.

É um mecanismo muito importante para incentivar a reflexão e, assim, contribuir para o amadurecimento profissional de todas as equipes.

2. Avaliação 180°

É o modelo mais convencional de avaliar um colaborador. Aqui o líder direto avalia cada profissional baseado em métricas relevantes para o trabalho desempenhado.

Em seguida, essa avaliação é repassada para outros líderes e para o RH. Todos eles avaliam os dados e chegam a um resultado final.

3. Avaliação 360°

É uma análise ainda mais completa. A ideia é que o colaborador seja avaliado de todos os ângulos, ou seja, ele é avaliado por si mesmo, pelos líderes e pelos colegas de trabalho.

Ela pode ser utilizada na Matriz Nine Box, mas precisa ser feita com total imparcialidade para um resultado satisfatório.

4. Indicadores de desempenho

Eles também são chamados de KPIs ou indicadores de performance. Aqui a pessoa que fizer a avaliação seleciona alguns indicadores específicos - como produtividade, horas extras, retrabalho, ticket médio, entre outros.

Vale a pena ressaltar que esses indicadores podem ser diferentes dependendo da função.

5. Avaliação por objetivos

É similar a autoavaliação, mas tem um caráter mais propositivo. Aqui, além da avaliação em si, o colaborador cria um plano de metas para melhorar os aspectos negativos da sua performance e tentar aumentar ainda mais o que ele já está fazendo bem.

Ao final, ele estabelece uma série de metas e faz um compromisso com elas para um período previamente definido.

6. Levantamento de metas

Se o item acima trata-se de um plano de ação, essa análise é feita com base nas metas que foram cumpridas ou não por cada profissional. E dessa vez é você quem fica responsável por avaliar.

7. Avaliação dos liderados

Desta vez, são os colaboradores que avaliam seus líderes! Afinal, líderes também são funcionários da empresa, certo? E, assim como seus subordinados, eles têm pontos positivos e outros que precisam ser melhorados.

Um jeito bastante interessante de fazer essa avaliação é com reuniões 1:1. Assim, o colaborador avalia seu líder e, por sua vez, o líder também tem a chance de avaliá-lo.

8. NPS

Em alguns casos, pode ser interessante aplicar o Net Promoter Score (NPS). A sigla que, em inglês, significa Índice de Satisfação do Cliente pode dar pistas de como as equipes que trabalham direta ou indiretamente com desenvolvimento de produtos têm se saído em relação ao público.

Algo que, sem dúvida, é muito importante para a sustentabilidade da empresa.

Agora que você já sabe tudo sobre essa ferramenta super inovadora, que tal inseri-la num treinamento que prepara os colaboradores para serem profissionais do futuro? Baixe o nosso Guia de treinamento dos profissionais do futuro para fazer uma gestão de pessoas 2.0!