Gerenciar todos os benefícios dos colaboradores é uma tarefa que envolve muita atenção e cuidado, principalmente quando estamos falando do faturamento de plano de saúde.
Como é um processo muito minucioso, é nessa hora que erros podem acontecer e fazer com que o convênio não contabilize o número correto de vidas e que a empresa tenha algum tipo de prejuízo, por exemplo.
Segundo a ANS - Agência Nacional de Saúde Suplementar, em 2022 as despesas com assistência aos clientes representaram praticamente 90% do valor arrecadado com os planos. Isso significa que, se os dados não forem corretos, podem prejudicar tanto a organização quanto a operadora.
Sendo assim, saber quais os documentos necessários e como organizá-los é o primeiro passo para garantir que o faturamento seja feito da forma correta, facilitando a gestão de recursos.
Quer saber como fazer faturamento de plano de saúde? Acompanhe!
Neste conteúdo você verá:
- O que é o faturamento de plano de saúde?
- Principais termos utilizados
- Documentos e informações necessárias para o processo
- Como fazer faturamento de plano de saúde?
- Exemplos de faturamento
- Como a Pipo pode te ajudar no faturamento de plano de saúde?
O que é o faturamento de plano de saúde?
O faturamento de plano de saúde é o encaminhamento da utilização do convênio médico dos colaboradores da empresa para a operadora do plano.
Para fazer o faturamento, é necessário acessar o portal da operadora para ter acesso às informações e conferir cada uma delas. Se houver algum item incorreto, deve ser pedido à operadora a correção.
Após a conferência e correção, deve-se organizar a documentação e as informações para enviá-las ao cliente. Por fim, é preciso acompanhar o processo de pagamento.
Principais termos utilizados
Para fazer o faturamento de plano de saúde, o departamento de RH precisa conhecer e entender alguns termos utilizados durante o processo. Os principais são:
- Boleto: é o documento utilizado para o pagamento da fatura; pode ser emitido mais de um, dependente de se a empresa tem subestipulantes, ou prática coparticipação;
- Cobrança retroativa: é a cobrança sobre uma dívida que foi feita no passado;
- Competência: é o período de utilização do plano na qual será cobrado na fatura;
- Data corte: é a data limite para que as movimentações apareçam já na próxima fatura;
- Estorno: é quando uma quantia cobrada anteriormente é devolvida;
- Fatura: é o documento que detalha os todos valores que serão cobrados no boleto;
- IOF: é o Imposto Federal Sobre Operações Financeiras. Ele incide sobre os contratos de seguro;
- Movimentação retroativa: é a inclusão ou exclusão de um beneficiário com data anterior ao período da solicitação;
- Nota fiscal: é o documento que comprova a prestação de serviço dos benefícios para o cliente;
- Pré e pós pagamento: são as modalidades de pagamento. O pré significa pagar o plano antes de utilizar e a pós, apenas depois de utilizar;
- Prêmio ou mensalidade: é o valor pago para ter direito à cobertura contratada junto à operadora;
- Pro rata: é a cobrança proporcional ao tempo de utilização do plano de saúde;
- Reajuste: é o cálculo de ajuste de valores que é feito conforme a frequência de utilização do plano ou alteração de faixa etária.
Documentos e informações necessárias para o processo
Para realizar o faturamento, são necessários alguns documentos e informações para que o processo seja feito da forma correta. São estes:
- Boleto;
- Fatura;
- Nota fiscal;
- Relatório de coparticipação;
- Relatório de movimentações do cliente.
Como fazer faturamento de plano de saúde?
A cada fechamento de mês, é preciso juntar toda a documentação referente ao uso do plano de saúde dos colaboradores fornecida pela operadora. Sendo assim, o primeiro passo é entender como funciona o plano da sua empresa, assim como seus prazos e procedimentos, pois será importante para a conferência
Após conferido, preencher corretamente o descritivo ao cliente também é fundamental. É preciso, além de organização, ficar sempre atento às contratações e demissões para acrescentar ou retirar funcionários do benefício; centro de custos e outras deduções que podem ter ocorrido por n eventos.
Após enviar as faturas com as mensalidades e coparticipações efetuadas no mês, deve-se fazer um acompanhamento junto à operadora para evitar atrasos nos pagamentos, caso haja alguma informação incorreta. O atraso de pagamento pode levar ao bloqueio dos benefícios. Algumas operadoras praticam prazos de tolerância de oito dias corridos.
Mantenha sempre os procedimentos padronizados para que nos próximos meses possam ser realizados de maneira mais fácil e organizada. Inclusive, o ideal é não deixar tudo para os últimos dias para não acumular tarefas.
Ao final, depois de realizar o pagamento do boleto, também é importante conferir se o valor é o mesmo processado e, caso não seja, deve-se solicitar um estorno.
É importante estar atento aos erros que podem acontecer ao longo do processo. Lembre-se que, se as faturas estiverem incorretas, todo o procedimento pode atrasar e gerar prejuízos.
Exemplos de faturamento
Alguns exemplos para você entender um pouco mais sobre o faturamento de plano de saúde:
Caso 1
Um beneficiário foi incluído no plano de uma operadora de saúde bem no meio da competência do mês. Nesse caso, ela cobrará a mensalidade completa ou somente o proporcional?
Isso depende da operadora. Aquelas que trabalham com Pro rata, ou seja, cobrança proporcional, cobrarão o valor proporcionalmente ao número de dias que o beneficiário esteve ativo naquela competência.
Caso 2
Sua empresa está questionando quando a operadora de saúde irá enviar a Nota Fiscal. IP/FAT (taxa a favor do Fundo de Acidentes de Trabalho) poderia cobrar a operadora?
Nesse caso, nem todos os parceiros emitem NF. Se a operadora for uma seguradora, ela está, por lei, isenta de emitir o documento, já que emite apólice.
Caso 3
O que acontece se houver atraso no pagamento do boleto?
O não pagamento do boleto na data estabelecida poderá ocasionar na suspensão ou até mesmo o cancelamento do contrato.
Como a Pipo pode te ajudar no faturamento de plano de saúde?
A Pipo criou uma plataforma online que centraliza toda a gestão de benefícios de saúde da sua empresa. Isso significa que toda a movimentação de colaboradores é feita de forma fácil e simplificada, reduzindo o tempo com tarefas operacionais.
Você pode fazer inclusões e exclusões de beneficiários, acompanhar o status das movimentações, os tipos de benefícios, as pendências, documentos faltantes e todo o histórico, gerando autonomia na gestão.
Na plataforma, você tem acesso a todas as faturas ou somente as duas últimas. Além disso, a Pipo envia a fatura 10 dias antes do vencimento, já conferida e com todas as informações que são necessárias para que seu time não tenha nenhuma dificuldade de realizar o processo.
A fatura fica disponível na plataforma, mas o RH ainda recebe lembretes por e-mail para não deixar passar a data de pagamento. E ela será conferida pela Pipo também após o vencimento para identificar se houve alguma divergência, verificar se houve pagamento e, se necessário, gerar bloqueio de atendimento nas operadoras.
Em resumo, a Pipo torna o faturamento de plano de saúde uma tarefa fácil e rápida, fazendo com que o seu time de RH não perca tempo realizando conferências e juntando informações. Isso significa que a equipe poderá focar no que realmente importa.
Aliás, a Pipo tem feito muito por diversas empresas. Você já conhece o nosso estudo de saving? A Pipo poupou mais de R$ 2,7 milhões com o reajuste de um unicórnio brasileiro de e-commerce. Se você quer entender como isso aconteceu, clique abaixo e baixe o case!
